日々の業務お疲れ様です。
中小企業を経営している方や、経理を担当されている方にとって、「請求書管理」は避けては通れない重要業務のひとつではないでしょうか。
しかしながら、「請求書が増えて整理が追いつかない」「支払漏れや入金漏れの確認が手作業で大変」といったお悩みを抱える企業も多く存在します。特に少人数体制の中小企業では、限られた人員で対応しなければならず、ミスのリスクや作業負担が大きくなる傾向があります。
この記事では、中小企業の請求書管理に関する主な課題を整理し、代行サービス（請求書管理代行）を導入することでどのように解決できるのかをわかりやすく解説します。
記事の後半では、代行サービスを選ぶ際の注意点や導入のメリットも紹介していますので、経理業務の効率化を図りたい企業や、コスト削減を検討中の経営者の方は、ぜひ最後までお読みください。
請求書管理とは何か？業務の全体像を把握しよう
請求書管理業務の基本フロー
請求書管理とは、企業が取引先から受領した請求書を正確に処理・管理し、支払いや経理帳簿への記録、保存までを一貫しておこなう業務です。大まかな業務フローは以下のとおりです。
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１．請求書の受領（紙・PDF・システム連携など）
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２．内容の確認（取引内容・金額・請求元の確認）
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３．支払い処理（振込や口座引き落としなど）
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４．経理ソフトへの入力・仕訳処理
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５．保管・検索性の担保（電子保存または紙保管）
この一連の流れは、一つでもミスが起きると取引先との信頼関係に影響する重大な業務です。
中小企業が抱えやすい請求書管理の課題
1. 紙やPDFによる処理で属人化が進む
多くの中小企業では、今もなお紙の請求書やPDFの手作業処理が主流です。そのため、担当者が個人のやり方で管理しており、以下のような問題が生じやすくなります。
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・経理担当者が急に休んだ場合に業務が止まる
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・誰がどの請求書を処理済みかがわからなくなる
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・探したい請求書がすぐに見つからない
このような属人化は、将来的な業務の引き継ぎや業務改善の大きな障壁になります。
2. 入力ミスや漏れによる支払遅延リスク
請求書の内容を手入力で会計ソフトに転記する作業は、人為的ミスが起こりやすい作業です。特に月末・月初の繁忙期には以下のようなトラブルが多発します。
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・金額や口座情報の入力ミス
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・支払期限の見落とし
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・請求書の紛失や重複処理
これらは企業の信用問題にもつながるため、経営上のリスクが高いといえます。
3. 法対応への準備が追いつかない
電子帳簿保存法の改正や、インボイス制度の導入など、請求書に関する法改正が相次いでいます。中小企業では、ITや法務の専門知識が社内にないケースも多く、対応が後手に回りがちです。
具体的には、
・PDF請求書の保存要件が満たされていない
・検索性や改ざん防止措置が不十分
・請求書の区分記載がインボイス制度に未対応
などが問題になります。
請求書管理代行サービスとは？
プロに任せることで業務負担を軽減
請求書管理代行サービスとは、請求書の受領・データ化・支払い処理・保存までを一括で外部の専門業者が代行してくれるサービスです。クラウド会計システムとの連携や、法改正への対応にも熟知しているため、次のような業務を効率的に代行してもらえます。
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・請求書のスキャン・データ化
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・会計システムへの自動仕訳入力
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・振込データの作成・チェック
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・電子帳簿保存法に準拠した保管
中小企業が請求書代行サービスを導入するメリット
1. 経理業務の効率化と残業削減
請求書の内容確認やデータ入力を手作業で行うと、1通あたり平均で10〜15分の作業時間がかかるとされています。1ヶ月で100通処理している企業であれば、月に約25時間もの作業時間がかかっていることになります。
代行サービスではこれらの処理を自動化・省力化するため、担当者の残業を削減し、本来注力すべき分析や戦略業務にリソースを割けるようになります。
2. ミスの削減と品質向上
プロのオペレーターが請求書の内容をチェックし、ダブルチェック体制を敷いている代行業者も多くあります。これにより、ヒューマンエラーが減り、支払ミスや漏れのリスクを大幅に削減できます。
また、仕訳ルールや科目登録などの経理処理も一定の基準で統一されるため、月次や年次の決算精度も向上します。
3. 最新の法改正にもスムーズに対応
代行サービスを提供する企業は、電子帳簿保存法やインボイス制度の要件を満たす処理・保存体制を整えています。 そのため、自社で制度の解釈や対応に苦しむ必要はなく、スムーズに法改正に追従可能です。
クラウドシステムを併用することで、データ改ざん防止や検索性の確保も自動的に実現できます。
4. 経理担当者の突然の退職にも対応できる体制に
中小企業では、経理業務を1人で担当しているケースも珍しくありません。その担当者が急に退職した場合、業務が完全にストップしてしまうリスクがあります。
代行サービスを活用していれば、業務の一部が外部にアウトソースされているため、社内の人員構成の変化にも柔軟に対応できます。
請求書管理代行サービスを選ぶ際のポイント
1. 会計ソフトとの連携性を確認する
使用している会計ソフト（freee、マネーフォワード、弥生など）とスムーズに連携できるかは重要な選定基準です。API連携によって仕訳入力まで自動化される場合、業務負担は大きく軽減されます。
2. セキュリティ体制と情報管理ポリシーを確認
請求書には取引先情報や金額、口座情報など機密性の高いデータが含まれます。以下の点を確認することが大切です。
✅ISO27001などの情報セキュリティ認証を取得しているか
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✅社内でのアクセス権限が明確に管理されているか
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✅クラウドサーバーの所在やバックアップ体制はどうか
3. 柔軟な対応範囲やカスタマイズ性
事業規模や請求書のボリュームに応じて、代行内容を柔軟に調整できるサービスかどうかも選定ポイントです。たとえば、「振込処理は自社で行いたい」「紙の請求書のみ外注したい」など、部分的な依頼も可能な業者がおすすめです。
まとめ
中小企業における請求書管理業務は、手作業が多く属人化しやすいため、ミスやトラブルの温床になりやすい業務です。また、インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正も重なり、従来のやり方では限界が見え始めています。
請求書管理代行サービスを活用すれば、業務効率の改善だけでなく、経理品質の向上・法令対応の確実性・人材不足リスクの軽減といった多くのメリットが得られます。
弊社では、請求書管理に関するお悩みに対し、業務の棚卸から代行範囲の設計・導入支援までワンストップで対応しております。
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