こんにちは！多摩・八王子経理代行サービスです。
「経理の担当者が退職してしまい、誰も処理方法が分からず業務が止まってしまった」「毎月の締め処理が一人に集中しており、他の社員がサポートできない」――このような事態に不安を感じた経験はありませんか？
その背景には、「経理の属人化」という深刻な問題が潜んでいます。
この記事では、経理の属人化によって企業にどのようなリスクが発生するのか、そしてその属人化を解消するために中小企業が取るべき3つのステップについて詳しく解説します。
この記事を読むことで、経理体制の改善によってどれほど業務効率が上がり、経営判断の質が向上するかが明らかになります。
経理業務を一人に依存している企業や、今後の事業成長を見据えて体制を見直したいと考える中小企業経営者の方は、ぜひ最後までご覧ください。
経理の属人化とは？意味と起こりやすい背景
経理の属人化とは、経理業務が特定の担当者に依存している状態を指します。
業務の手順や処理方法が口頭や個人の記憶に頼っており、他の社員が代替できないため、担当者がいなくなると業務がストップしてしまうリスクがあります。
なぜ中小企業ほど属人化が進みやすいのか？
特に中小企業では以下の要因から属人化が発生しやすくなっています。
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-経理担当が1人〜2人と少人数である
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-マニュアルが整備されていない
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-ITツールやクラウドソフトが未導入
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-経理業務を「ブラックボックス」として放置しがち
属人化は放っておけば深刻化し、企業全体に影響を及ぼす可能性があります。
経理の属人化が引き起こす5つの重大リスク
1. 担当者の離脱による業務停止
担当者の退職・休職・突然の不在により、請求書の処理や支払い業務が滞り、資金繰りや取引先との関係に悪影響を及ぼします。これが原因で信頼を失い、ビジネスチャンスを逃すケースもあります。
2. 不正リスクの増加
業務が特定の人しか理解していないと、不正の温床になりやすくなります。たとえば、経費水増しや架空の支払い処理など。監査機能が働かないことが原因で、不正が数年にわたって見逃されることもあります。
3. ミスの発見が遅れる
人為的なミス（記帳ミス、請求漏れなど）に気付けず、決算時や税務調査で問題になることも。加算税や延滞税の発生、信用失墜につながるリスクがあります。
4. 経理担当者への過度な負担
全てを任されている担当者のストレスや負荷は大きくなり、退職リスクも高まります。精神的な余裕がなくなれば、さらにミスが増加する悪循環にも陥ります。
5. 経営判断の遅れ
数字の集計や可視化に時間がかかるため、リアルタイムでの経営分析が困難になります。経営層が必要な時に必要な情報を得られず、意思決定が後手に回ることもあります。
属人化を解消するための3つのステップ
ステップ1：業務フローとマニュアルの「見える化」
属人化の第一の原因は、「誰が、何を、どうやって行っているか」が不明確であることです。
具体的な対策例：
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-業務内容をすべて棚卸しし、プロセスごとにマニュアル化
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-使用している帳票・ファイルの保管場所と名称を統一
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-入力手順、確認方法、締切日などを明文化
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-スクリーンショット付きの操作手順書を作成
この作業は一見手間に感じますが、一度整えてしまえば新人教育にも役立ち、ミスや属人化リスクを大幅に減らせます。
ステップ2：経理業務の分担・相互チェック体制の構築
属人化の根本解消には、「一人経理」体制からの脱却が不可欠です。
具体的な取り組み方：
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-経理業務を「入力」「チェック」「承認」に分ける
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-毎月の処理を複数名でローテーション
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-経理業務を共有できるチーム体制を作る
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-総務や営業事務との横断的な情報連携も促進する
このように複数人が関わることで業務の属人化を防ぎ、不正やミスも減少します。何よりも、急な離職や病欠時のリスクヘッジになります。
ステップ3：クラウド会計システムの導入と活用
「見える化」や「分担体制」を支えるインフラとして、クラウド会計システムの導入が有効です。
主な機能とメリット：
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-データがリアルタイムで同期されるため、どこからでも確認可能
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-承認フロー機能で不正防止と責任明確化を実現
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-自動仕訳・レポート作成機能で作業を大幅に効率化
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-過去の変更履歴がログとして残る
例えば、freeeやマネーフォワードといったクラウド型会計ソフトでは、経理処理の流れを可視化し、業務の属人化を防止する多くの機能が備わっています。
具体事例：属人化解消に成功した中小企業のケース
ある社員数15名の製造業では、経理業務を1人のベテラン社員が一手に担っており、引き継ぎ困難な状況でした。
そこで以下のステップを実行しました。
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-経理業務を業務ごとにマニュアル化
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-アルバイトと社員で処理を分担し、月次処理をチームで実施
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-マネーフォワードクラウドを導入して業務の可視化を図る
結果として、1年後には誰でも経理処理ができる体制が整い、経理担当者が急な休暇を取っても業務がスムーズに継続できるようになりました。
まとめ
経理の属人化は、放置すれば業務の停滞や不正、ミス、経営判断の遅れといった深刻な問題を引き起こします。
しかし、以下の3ステップを踏むことで解消が可能です。
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-業務内容のマニュアル化・見える化
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-分担体制の構築によるチーム経理の実現
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-クラウド会計ツールの導入による効率化と共有化
属人化を防ぐことで、経営リスクを大きく減らし、経理部門を企業成長の基盤に変えることができます。
多摩・八王子経理代行サービスは、経理体制の改善やクラウド導入支援を通じて、企業の経理基盤づくりをサポートしています。「属人化を解消したい」「何から始めればいいかわからない」とお悩みの方は、まずは無料相談をご利用ください。
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