キャッシュレス決済が普及し、ペイペイ（PayPay）を業務に取り入れる企業が増えてきました。特に経費精算業務の簡略化に期待を寄せる中小企業も多いのではないでしょうか。
この記事では、「ペイペイで経費精算を簡単にできるのか？」「会計処理上の注意点は？」「電子帳簿保存法やインボイス制度に対応できるのか？」など、ペイペイ導入時に知っておきたい実務のポイントを詳しく解説します。
この記事を読むと、ペイペイを活用した経費精算の具体的な手順や注意点、法令対応方法まで分かります。
キャッシュレス導入を検討中の経営者や、日々の経費精算に悩む経理担当者の方は、ぜひ最後までお読みください。
ペイペイ経費精算の仕組みとは？
ペイペイを活用した経費精算とは、従業員が業務上の支払いをペイペイで行い、その決済履歴やレシートを元に精算処理をすることを指します。
従来の「現金立替→領収書提出→経理処理」という流れと異なり、ペイペイを使えば、リアルタイムで履歴が残るため、経費精算業務が効率化できるというメリットがあります。
【メリット】ペイペイで経費精算を行うメリット
業務効率の大幅な向上
ペイペイ決済は、即時に履歴がアプリに残るため、経費精算書を一から作成する必要がなくなります。さらに、レシートをスマホで撮影し保存するだけで証憑の電子保存が可能になるため、紙の管理が不要になり、経理担当者の負担が軽減されます。
特に、出張時の立替精算や少額の備品購入などで威力を発揮します。
キャッシュレスで紛失リスクが軽減
現金精算の場合、レシートの紛失や不正精算が課題となるケースがありますが、ペイペイは利用履歴がデジタルで残るため、透明性と信頼性が向上します。
電子帳簿保存法への対応がしやすい
2024年1月からの電子帳簿保存法改正では、領収書・レシート等のスキャン保存が必須となりました。ペイペイであれば、スマホ撮影による電子保存やPDF出力などの手段で要件を満たすことが可能です。
【デメリット・注意点】ペイペイ経費精算の落とし穴と対策
経費利用と私的利用の混在リスク
ペイペイを個人アカウントで利用している場合、業務利用と私的利用が混ざってしまい、経理処理が煩雑になります。
対策としては、「法人専用のPayPayアカウントを作成する」「法人用の決済カードと連携させる」など、アカウント分離を徹底することが重要です。
領収書が発行されないケースがある
ペイペイで支払った場合、店舗によっては紙の領収書が発行されないことがあります。この場合、PayPayアプリの決済履歴画面や、事業者発行のレシートをスクリーンショット保存し、証憑として活用する必要があります。
電子帳簿保存法の要件（真実性・可視性・保存性）を満たすように保存しましょう。
経理処理上のルール設定が必要
「誰が、どの用途で、どのくらいの金額までPayPayで経費支出してよいのか」を、社内で明確にルール化しないとトラブルの元になります。
社内規定やマニュアルを整備し、以下のようなルールを定めておきましょう。
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①支払対象となる経費の種類
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②承認フロー（上長承認・事前申請）
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③証憑保存の方法
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④月次締め処理のルール
電子帳簿保存法・インボイス制度との関連性
電子帳簿保存法に対応するには？
電子帳簿保存法の要件を満たすためには、スキャンした領収書やレシートを所定の方法で保存することが求められます。ペイペイ決済で得られる電子データや写真データは、以下の点に注意しましょう。
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✅解像度が200dpi以上あること
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✅タイムスタンプの付与（または訂正削除ができない仕組み）
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✅検索性の確保（取引先名・金額・日付で検索できる状態）
インボイス制度に対応しているか？
2023年10月から本格的にスタートしたインボイス制度では、仕入税額控除のために「適格請求書（インボイス）」の保存が必要です。
ペイペイでの支払いについても、以下の点を確認してください。
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①インボイス発行事業者かどうか（登録番号の記載有無）
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②レシートや領収書にインボイス対応形式の記載があるか
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③電子形式で保存した場合は、法的保存要件を満たすか
必要に応じて、店舗側に適格請求書の発行依頼をすることも忘れずに。
中小企業がペイペイ経費精算を導入する手順
ステップ1：導入目的を明確にする
まず、「経費精算業務の効率化」なのか、「社員の立替負担を軽減したい」のか、目的を明確にすることで、適切な運用体制が築きやすくなります。
ステップ2：法人アカウントまたは専用カードの発行
社員が私用アカウントで決済しないように、法人専用のPayPayアカウントまたはPayPayカード（ビジネス）を用意することをおすすめします。
ステップ3：社内規定の整備と従業員への周知
どの経費にペイペイが使えるのか、どのように証憑を提出するのかなど、社内マニュアルを整備して従業員に説明しましょう。
まとめ
ペイペイを活用した経費精算は、中小企業にとって「業務効率化」「キャッシュレス化」「証憑管理の合理化」に大きく貢献します。
しかし、法人利用の前提としては、私的利用との混在防止、領収書保存の徹底、電子帳簿保存法・インボイス制度への対応など、いくつかのハードルがあります。
ペイペイ導入時は、社内規定の整備などを並行して進めることが成功の鍵となります。
弊社では、ペイペイなどのキャッシュレス経費精算の導入支援、インボイス制度対応なども含めたトータルサポートを提供しております。
「どこから始めればよいかわからない」とお悩みの中小企業の皆さまは、ぜひ一度無料相談をご活用ください。
