こんにちは！多摩・八王子経理代行サービスです。
中小企業の経営をサポートする税理士事務所の視点から、本日は多くの経理担当者が直面している「予実管理」について解説します。
経理担当者の皆さん、こんな悩みはありませんか？
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「予算を立てても、毎月の実績と比較していない」
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「そもそも予実管理の目的がわからない」
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「予実差異が出ても、何をすればいいかわからない」
こうした悩みは、多くの中小企業で見受けられます。そこで本記事では、予実管理の基本的な考え方から、実務で失敗しない運用方法、導入のコツまで、具体的な事例やポイントを交えて解説します。
この記事を読むことで、
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-予実管理の基本的な定義と役割
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-よくある失敗パターンとその回避策
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-中小企業でも実行できる効果的な運用方法
がわかります。中小企業で経理・会計・業績管理を担当されている方は、ぜひ最後までご覧ください。
予実管理とは？中小企業でも重要な経営の土台
予実管理の意味と目的
予実管理とは、「予算」と「実績」の数値を比較し、その差異を把握・分析・改善する一連の管理手法です。経営計画と実態を照らし合わせ、企業の舵取りを正確に行うために欠かせないプロセスです。
たとえば、月間の売上目標が1,000万円だったにも関わらず、実績が800万円だったとします。この200万円の差額が「予実差異」です。予実差異を分析し、原因を明確にすることで、次の手を打つことができるのが予実管理の本質です。
中小企業にこそ必要な理由
予実管理というと大企業の経営企画部が行うものと考えがちですが、実は中小企業こそ予実管理が必要不可欠です。なぜなら、資金繰りや人材リソースが限られている中小企業では、誤った方向に進んだ際の軌道修正が遅れると経営リスクが非常に高くなるからです。
予実管理がうまくいかない中小企業の共通点
1. 予算が「根拠のない希望的観測」になっている
「前年より10%増で」といった曖昧な予算では、実態との乖離が生じやすく、分析も困難です。売上・原価・販管費など項目ごとに過去実績と今後の計画に基づく算出が重要です。
2. 実績の集計が遅い・不正確
手作業やExcelでの集計に頼ると、毎月の締め作業に時間がかかり、「実績を確認した頃には次の月に入っている」というケースが多発します。これでは差異分析と対策が後手に回ってしまいます。
3. 差異が出ても分析・アクションがない
数字を並べて終わってしまう予実管理は意味がありません。差異が出た原因（売上減・コスト増・想定外の出費など）を明確にし、現場と一緒に改善策を立てて初めて「管理」になります。
中小企業が実践すべき予実管理の基本ステップ
ステップ1：明確で実現可能な予算を立てる
予算策定では、以下の3つの視点を意識してください。
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-過去データに基づいた根拠ある予算
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-季節性・イベント・価格改定などの外部要因を加味
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-売上・変動費・固定費を分けて構築
たとえば、年商1億円の製造業であれば、原材料の仕入れ価格が高騰する季節を見越して変動費を多めに見積もるなどの対応が必要です。
ステップ2：月次で正確な実績を収集
会計システムから正確な月次データを抽出する仕組みを整えることが大前提です。クラウド会計ソフト（マネーフォワード、freeeなど）を導入することで、リアルタイムに数字を確認することが可能です。
また、経理担当者が月末締めをスムーズに行える体制（請求書の回収タイミング、部門別の経費申請の期限統一など）を社内で整えることも重要です。
ステップ3：差異の原因を分析する
差異分析では、単に「売上が下がった」ではなく、「顧客単価が減少」「販売件数が減った」「返品が増加」など、ブレイクダウンした要因を把握することが求められます。
部門長や営業担当と連携し、現場の感覚と数値のズレも擦り合わせながら行いましょう。
ステップ4：改善策を立ててPDCAを回す
予実管理は「数字を眺める作業」ではありません。数値に基づいた行動と改善（Action）こそが最大の目的です。
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顧客単価が下がった → 新サービスの導入を検討
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広告費が予算超過 → 効果分析を実施し配分を見直す
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在庫ロスが増加 → 発注基準と棚卸サイクルを見直す
このように、具体的な改善策を立て、次回予算策定や業務改善につなげましょう。
Excelでの予実管理は限界？クラウド活用のススメ
中小企業では予実管理にExcelを活用しているケースが多いですが、以下のような課題が顕著です。
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-ファイル管理が煩雑で複数人での同時編集が難しい
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-数式ミスや手入力ミスが起こりやすい
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-データ連携が不十分でリアルタイム性に欠ける
最近ではクラウド会計とBIツール（Google Data Studio、MotionBoardなど）を連携させた予実管理が注目されています。たとえば、マネーフォワードクラウド会計から日次・月次の売上データを自動取得し、部門別のダッシュボードに落とし込むことで、数字の可視化と迅速な意思決定が可能になります。
まとめ：予実管理は中小企業経営の羅針盤
予実管理は、単なる数字合わせではなく、「経営改善のための重要な意思決定ツール」です。
中小企業においては、
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-予算の精度を高め
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-月次で実績を確認し
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-差異を分析し
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-改善策を講じる
このサイクル（PDCA）を継続することで、業績改善と資金繰りの安定化に大きく寄与します。
「何から手を付けてよいかわからない」「予算の作り方がわからない」といったお悩みがあれば、多摩・八王子経理代行サービスでは無料相談を承っております。
予実管理の導入から運用まで、中小企業の実態に即したサポートを提供いたします。お気軽に多摩・八王子経理代行サービスにご相談ください。
多摩・八王子経理代行サービスでは、経理代行サービスはもちろんのこと、給与計算、年末調整等の関連業務を含む給与計算業務に係るトータルサポートを承っております。貴社に訪問して経理業務を行うので、引き継ぎまで時間がなくても安心です。社会保険料、源泉徴収税の控除を含む給与計算から、給与明細の発行、給与振込までの各種代行業務や、クラウド会計・クラウド給与・勤怠ソフトの導入もご提案いたします。さらに、クラウドソフト導入にあたり、IT導入補助金の申請サポートも行っており、貴社の業務効率化をお手伝いします。クラウドシステムによって、場所を選ばず給与データの確認や入力が可能となり、リアルタイムでの情報共有も実現します。
