こんにちは！多摩・八王子経理代行サービスです。
会社経営を安定させるために欠かせないのが「月次決算」です。
「月次決算の流れが整理できていない」
「毎月処理に時間がかかって締め日を守れない」
「必要な書類が分からず作業が滞る」
こうした悩みを抱える中小企業経営者や経理担当者は少なくありません。
この記事では、月次決算の基本的な流れ・必要な書類・効率よく進めるコツを、実際の支援事例も交えて解説します。
読み終えるころには、月次決算を滞りなく進めるための実践的な方法が分かります。
経理業務の属人化を解消したい経営者や、効率化を求める経理担当者は、ぜひ最後まで読んでみてください。
月次決算とは？なぜ必要なのか
月次決算とは、1か月ごとの取引を整理し、損益や財務状況を可視化する決算業務です。
月次決算の目的
月次決算を行う目的は大きく3つあります。
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経営状況の可視化
毎月の利益・損失や資金繰りの状況をタイムリーに把握できます。 -
経営判断のスピード向上
売上やコストの増減を毎月追えるため、投資判断やコスト削減の意思決定が早くなります。 -
外部信用の向上
月次決算を整備している企業は金融機関からの信頼度が高まり、融資や取引先との交渉で有利に働きます。
月次決算の基本的な流れ
月次決算は以下の流れで進めます。
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-証憑資料の収集
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-仕訳入力・記帳
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-残高確認・照合
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-試算表の作成
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-分析・報告
1. 証憑資料の収集
売上や費用、金融取引などの証憑を収集します。
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-請求書・納品書
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-領収書・交通費精算書
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-銀行入出金明細
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-クレジットカード利用明細
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-給与明細・社会保険料資料
この時点で書類が揃っていないと、後工程で修正が増え非効率になります。
2. 仕訳入力・記帳
収集した資料を基に仕訳を入力します。
クラウド会計ソフトを利用すると、銀行やクレジットカードと自動連携でき、入力作業が大幅に短縮されます。
ある顧問先では、従来20時間かかっていた仕訳入力がクラウド導入後は7時間に削減されました。
3. 残高確認・照合
帳簿上の残高と実際の残高を照合します。
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-銀行残高
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-売掛金残高
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-買掛金残高
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-現金残高
差異が出た場合は、ここで原因を特定して修正します。
4. 試算表の作成
仕訳が完了し、残高が一致したら試算表を作成します。
特に「月次推移試算表」を作成すると、売上・費用の推移を比較でき、経営課題が見えやすくなります。
5. 分析・報告
経営者へ報告する際には、次の視点を含めると有効です。
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-前月比・前年同月比の増減要因
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-固定費と変動費の割合
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-資金繰り予測との整合性
月次決算に必要な書類一覧
月次決算を行う際に必要となる書類を整理すると以下の通りです。
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売上関連：請求書、納品書、入金明細
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仕入・経費関連：仕入請求書、領収書、交通費精算書
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金融関連：銀行口座明細、クレジットカード明細
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給与関連：給与台帳、社会保険料明細
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その他：固定資産台帳、借入金返済予定表
これらの書類を日常的にデジタル管理しておくことで、月次決算作業がスムーズになります。
月次決算をスムーズに進めるコツ
書類のデジタル化
紙の書類を探す手間は大きなロスです。
領収書や請求書はスキャンしてクラウドに保存し、フォルダ名やファイル名を統一しておきましょう。
クラウド会計ソフトの活用
銀行口座やクレジットカードとの自動連携により、仕訳作業が大幅に効率化されます。
さらにAIが仕訳パターンを学習するため、使うほどに精度が向上します。
社内フローの見直し
経理担当者と現場担当者の情報連携が遅れると月次決算が遅延します。
「毎月〇日までに領収書提出」など、社内ルールを徹底することが重要です。
税理士や外部専門家の活用
経理業務の一部をアウトソーシングすれば、社内の負担を軽減できます。
特に資金繰りや経営分析の部分は、税理士のサポートを受けると安心です。
月次決算を行うメリットとデメリット
メリット
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-経営状況を早期に把握できる
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-資金繰りが安定する
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-金融機関からの信用が高まる
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-税務調査のリスクに備えられる
デメリット
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-毎月一定の手間がかかる
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-経理知識が必要になる
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-システム導入や外部委託にコストが発生する
ただし、クラウド会計ソフトやアウトソーシングを取り入れれば、コスト以上の効果を期待できます。
まとめ
月次決算は、経営状況をリアルタイムに把握し、迅速な経営判断を行うために欠かせません。
証憑資料の収集から試算表の作成・分析までの流れを整えることで、効率的に進められます。
さらに、書類のデジタル化やクラウド会計ソフトを活用することで、経理作業のスピードが飛躍的に向上します。
多摩・八王子経理代行サービスでは、月次決算の効率化支援や経理アウトソーシングも行っております。
「月次決算を仕組み化したい」「もっと経営に活かしたい」という方は、ぜひお気軽に多摩・八王子経理代行サービスにご相談ください。
多摩・八王子経理代行サービスでは、経理代行サービスはもちろんのこと、給与計算、年末調整等の関連業務を含む給与計算業務に係るトータルサポートを承っております。貴社に訪問して経理業務を行うので、引き継ぎまで時間がなくても安心です。社会保険料、源泉徴収税の控除を含む給与計算から、給与明細の発行、給与振込までの各種代行業務や、クラウド会計・クラウド給与・勤怠ソフトの導入もご提案が可能です。クラウドシステムによって、場所を選ばず給与データの確認や入力が可能となり、リアルタイムでの情報共有も実現します。
