こんにちは！多摩・八王子経理代行サービスです。
コロナ禍以降、多くの中小企業でテレワークが定着しました。その中で経営者や経理担当者からよく聞かれるのが「社員に渡すPCは支給扱いにしてよいのか？それとも貸与にすべきか？」という質問です。
実は、この判断を誤ると思わぬ税務リスクを抱えることになります。
この記事では、
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・「支給」と「貸与」の税務上の違い
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・それぞれのメリット・デメリット
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・トラブルを防ぐための管理台帳の作り方
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を分かりやすく解説します。
テレワーク環境を整備している中小企業の経営者・経理担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。
テレワーク機器を「支給」するとは？税務上のリスク
支給とは「所有権を従業員に移すこと」
「支給」とは、会社が購入したPCなどの機器を従業員に譲り渡す形を指します。
例えば、「テレワーク用にPCを支給します」「この費用で自分の好きなPCを買ってください」というケースです。従業員は機器を自分のものとして使用し、転売や私的利用も可能になります。
支給は現物給与扱いになる可能性
税務上は、会社が従業員に物品を無償で与えると現物給与（経済的利益）とみなされます。
国税庁のガイドラインでも、「貸与」であれば課税不要ですが、「支給」は給与課税が必要とされています。
つまり、PCを支給した場合は給与と同様に所得税・住民税・社会保険料の対象になる恐れがあります。
支給に伴う実務リスク
支給を選択すると、次のような点に注意が必要です。
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・支給額相当分を給与計算に反映し、源泉徴収が必要になる。
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・会社としては固定資産として計上できず、経費処理が不明確になる。
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・税務調査で「実質的に支給」と判断されれば、過去に遡って追徴課税を受ける可能性がある。
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・退職時の機器返却が難しく、情報漏えいや会計上の損失リスクが生じる。
「支給」は簡単に見えて、実は最も税務リスクが高い形態なのです。
テレワーク機器を「貸与」するとは？非課税で安全な運用方法
貸与とは「会社が所有し、使用を認めること」
一方で「貸与」とは、会社が所有するPCを従業員に一時的に使わせる形です。
会社の資産として管理し、退職時や業務終了時には返却を求めます。
この場合、従業員に経済的利益は発生しないため、給与課税の対象にはなりません。
税務調査でも「会社の所有」「返却義務あり」「私的利用不可」といった条件を満たせば、非課税で問題ありません。
貸与の実務的メリット
貸与を選ぶことで次のような利点が得られます。
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・現物給与にならず、給与計算や源泉徴収の手間が不要。
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・機器を会社資産として固定資産台帳に登録し、減価償却費として経費計上できる。
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・情報漏えい対策、セキュリティ管理を統一できる。
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退職時に機器を回収でき、資産の無駄がない。
支給と貸与の比較表
| 区分 | 支給 | 貸与 |
|---|---|---|
| 所有権 | 従業員 | 会社 |
| 税務上の扱い | 現物給与として課税対象 | 非課税（会社資産） |
| 会計処理 | 福利厚生費・雑費など | 固定資産として減価償却 |
| 返却義務 | なし | あり |
| セキュリティ管理 | 従業員任せ | 会社が一元管理 |
| 税務リスク | 高い | 低い |
この比較からも分かるように、中小企業にとっては「貸与」形態が圧倒的に安全です。
ただし、「貸与」とするためには管理台帳の整備が欠かせません。
管理台帳がなぜ重要なのか？
税務・会計・セキュリティの三方向で効果
管理台帳を整備することで、次の3つの効果があります。
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税務面：貸与実態の証拠になる。
→「支給ではなく貸与である」ことを明確にでき、課税を回避できる。 -
会計面：固定資産の所在と減価償却を正確に管理できる。
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セキュリティ面：紛失・盗難・情報漏えいリスクを低減できる。
税務調査では、口頭説明だけでなく「貸与台帳や返却記録」が求められます。
台帳が整備されていないと「実質的には支給」と判断されるリスクがあるため注意が必要です。
貸与台帳に記載すべき項目と運用のコツ
| 項目名 | 内容 |
|---|---|
| 機器番号 | 例：PC-2025-001 |
| 機器名・型番 | HP ProBook 450 G9など |
| 購入日・取得価額 | 例：2025年3月10日／税込120,000円 |
| 貸与開始日 | 従業員への貸与日 |
| 貸与先・部署 | 氏名・所属部署 |
| 使用目的 | 「テレワーク業務専用」など |
| 返却予定日・実績返却日 | 管理の要 |
| 管理責任者 | 承認者名・日付 |
| 備考 | 私的利用禁止・保守期限など |
運用ポイント
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・Excelやクラウド管理ツールを用い、貸与・返却時に必ず更新する。
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・従業員に「貸与契約書」を交付し、返却義務と使用条件を明示する。
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・年1回以上、機器の所在確認を実施。紛失・破損時の対応ルールも明文化する。
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・退職時には返却書を取り交わし、台帳に返却日を記録する。
これらを徹底することで、「実質貸与」と認定される確率が格段に高まります。
実務でよくあるトラブルと対策
ケース1：返却されないまま退職
→ 貸与契約書に「退職時は必ず返却。未返却の場合は実費請求」と明記。
返却チェックリストを用意し、総務・経理が確認する体制を整えましょう。
ケース2：社員が私物として使用
→ 貸与規程で「私的利用禁止」を明文化。違反時の対応（返却・弁済等）も明示します。
ケース3：BYOD（個人PC利用）との混在
→ 個人所有のPCを業務に使う場合は、会社が費用を負担すると課税リスクが高まります。
BYODではなく、会社貸与を原則とするほうが安全です。
実務ステップとチェックリスト
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機器の提供方法を「貸与」で統一し、方針を社内通達に明記。
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-貸与規程・契約書・管理台帳を整備。
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-貸与開始・返却時には必ず台帳を更新。
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-年次点検を実施し、所在・状態を確認。
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-税務・会計・セキュリティの三方向から監査体制を構築。
チェック項目
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貸与規程が社内に整備されている
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貸与台帳に全項目が記載されている
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返却義務が文書で明示されている
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固定資産台帳と連携している
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税務調査に対応できる証拠書類を保管している
まとめ
テレワーク機器を社員に配布する際、「支給」と「貸与」の違いを正しく理解しておくことが、中小企業にとって非常に重要です。
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「支給」は課税リスクが高く、給与扱いとなる可能性あり。
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「貸与」は非課税で、会社資産として管理できる。
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ただし、貸与台帳と返却ルールの整備が必須。
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台帳整備は税務上の証拠となるだけでなく、セキュリティ・資産管理の基盤にもなる。
今後、テレワークが定着する中で、機器の扱い方を誤ると税務リスクや情報漏えいに直結します。
会社のルールを整備し、管理体制を強化することが最善のリスク回避策です。
多摩・八王子経理代行サービスでは、
・テレワーク機器の貸与規程や管理台帳テンプレートの作成支援
- ・支給・貸与の税務判断
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・税務調査対応の事前対策
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などもサポートしております。
「うちはこの運用で大丈夫？」と不安な場合は、ぜひお気軽に多摩・八王子経理代行サービスにご相談ください。
正しい仕組みを整えることで、安心してテレワークを継続できる環境を整備しましょう。
多摩・八王子経理代行サービスでは、経理代行サービスはもちろんのこと、給与計算、年末調整等の関連業務を含む給与計算業務に係るトータルサポートを承っております。貴社に訪問して経理業務を行うので、引き継ぎまで時間がなくても安心です。社会保険料、源泉徴収税の控除を含む給与計算から、給与明細の発行、給与振込までの各種代行業務や、クラウド会計・クラウド給与・勤怠ソフトの導入もご提案が可能です。クラウドシステムによって、場所を選ばず給与データの確認や入力が可能となり、リアルタイムでの情報共有も実現します。
